Organisation d’assemblée
générale d’entreprise
L’assemblée générale (AG) d’entreprise est un rendez-vous annuel incontournable pour de nombreuses organisations. Elle permet de rassembler les actionnaires et associés, de présenter les résultats de l’année écoulée, d’exposer les perspectives d’avenir et de prendre des décisions majeures. Une organisation efficace est donc essentielle pour assurer son bon déroulement. Notre agence All-Ova vous accompagne dans la planification de votre événement en interne.
Qu’est-ce qu’une assemblée générale dans une entreprise ?
L’assemblée générale est un événement annuel réalisé au sein de la majorité des entreprises (SARL, SAS, etc). Elle rassemble les actionnaires ou les associés ainsi que les dirigeants de la société afin de débattre sur les problématiques actuelles de l’entreprise, principalement sur la partie business
Cette réunion permet par exemple de trouver des solutions efficaces à mettre en place sur les court et long termes. C’est aussi l’occasion de faire le bilan sur l’année écoulée et d’effectuer un rapport des actions mises en place précédemment. C’est donc un point important pour suivre l’évolution de l’entreprise.
L’assemblée générale ordinaire (AGO) se différencie de l’AG extraordinaire. Cette dernière est réalisée seulement pour prendre des décisions urgentes ou non prévues. Par exemple, il se peut que certaines entreprises évoluent dans l’année et demandent de comparer les différents statuts pour en trouver un autre plus adapté. Les décisionnaires ne peuvent pas attendre l’AGO, il est donc nécessaire d’organiser une assemblée générale extraordinaire.
Pourquoi organiser une assemblée générale dans sa société ?
L’assemblée générale annuelle d’une entreprise a plusieurs objectifs business pour les dirigeants, les actionnaires et les associés mais aussi pour l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices.
Faire le point sur l’année précédente
L’objectif principal de l’assemblée générale ordinaire est de faire le point sur les comptes annuels et le capital. Durant cette réunion, les associés (SARL) ou les actionnaires (SA – SAS) sont informés sur l’état financier de la société. Après l’approbation, une affectation est réalisée en fonction du résultat (perte ou bénéfice).
Chaque dirigeant de sociétés a d’ailleurs l’obligation de fournir aux associés ou actionnaires, peu importe leurs statuts, un rapport de gestion avant la date de l’AGO. Ce dernier comporte tous les documents financiers relatifs aux comptes annuels.
Prendre de nouvelles décisions
En collaboration avec les associés ou les actionnaires, le dirigeant propose des nouvelles actions pour la société. Chaque membre autorisé a un droit de vote sur les décisions prises. Des débats et discours peuvent être effectués afin d’appuyer chaque action.
Rédiger un procès verbal
Étape obligatoire de l’assemblée générale, le procès-verbal est un document officiel attestant de la réunion. Ce procès verbal regroupe toutes les décisions adoptées par l’assemblée. Sa rédaction est réalisée par le gérant ou dirigeant lorsque l’entreprise a un statut de SARL. Pour les SAS, le procès verbal est rédigé par un membre choisi de l’organe exécutif.
Comment se déroule une assemblée générale ?
La majorité des assemblées générales se déroulent de la même façon. Elles suivent différentes étapes indispensables au bon fonctionnement de la réunion.
Convocation des membres
La première étape consiste à fixer une date puis à envoyer une convocation à toutes les personnes concernées. Légalement, chaque société doit inviter l’ensemble des sociétés (SARL) ou actionnaires (SAS).
Certains membres n’ont pas de voix délibérative, c’est-à-dire qu’ils n’ont pas de pouvoir de décision. Ils ont néanmoins le droit d’assister à l’AGO. La loi oblige donc à convoquer l’ensemble des actionnaires ou des associés peu importe leur investissement dans la société.
Attention, certaines sociétés instaurent des statuts particuliers pour la participation à l’assemblée générale annuelle. Ces modalités peuvent être basées sur un montant minimum de cotisation ou sur une limite d’âge.
Rapport sur l’année écoulée
Le dirigeant de l’entreprise a l’obligation juridique de donner un rapport de gestion sur l’année écoulée avant la date de la réunion annuelle. Si le délai a été respecté, l’ensemble des actionnaires ou associés peuvent ainsi échanger en ayant eu connaissance des détails. Le conseil peut alors échanger sur les difficultés rencontrées au cours de l’année.
Affectation du résultat de la société
Après la prise de connaissance du rapport, les associés, actionnaires et dirigeants peuvent passer à l’affection du résultat de la société sous forme de dividendes. Cette étape consiste à répartir les résultats du bénéfice ou de la perte.
Elle est basée sur l’exercice de la société sur une période donnée. Chaque actionnaire et associé reçoit un dividende basé sur le montant investi dans la société.
Élaboration d’un plan pour l’année suivante
Les membres de l’AGO doivent ensuite valider ou non les nouvelles décisions pour l’année suivante. Pour que chaque décision soit votée, il faut que deux grands principes soient respectés : le quorum et la majorité.
Le quorum est un terme indiquant qu’un nombre minimum de membres soient présents le jour des décisions. D’après la loi, le quorum comporte les associés ou actionnaires ainsi que les dirigeants de la société. Comme pour toute élection, la majorité demande que la moitié des votes soit en faveur de la décision.
Comment bien organiser son assemblée générale ?
Afin de bien organiser votre assemblée générale, nous tenons compte de plusieurs éléments préparatoires qui garantiront le bon déroulement de la réunion.
Envoyer les convocations en avance
La première étape est d’envoyer une convocation à chaque personne concernée par l’AGO de la société. Sur cette convocation, plusieurs informations doivent figurer :
- Le type d’assemblée organisée (extraordinaire ou ordinaire)
- Le lieu de la réunion
- Les décisions inscrites à l’ordre du jour
- Toutes les modalités de vote pour les participants
Préparer les documents nécessaires
Différentes formalités sont à prévoir avant le jour de l’assemblée. Il faut notamment détenir l’ensemble des rapports financiers de l’année écoulée. La création d’une liste des problématiques et décisions à prendre est recommandée. Ce document pourra rassembler toutes les formalités et facilitera alors le vote par les membres.
Faire appel à un commissaire aux comptes
Demander la présence d’un Commissaire aux Comptes (CAC), est une option fortement recommandée pour l’assemblée générale de votre société. Son objectif est de vérifier la conformité des informations financières de l’entreprise avec les normes actuelles.
Le commissaire aux comptes est un élément externe et un auditeur légal qui doit n’avoir aucun lien financier avec la société. Il n’intervient pas hormis pour parler des problèmes financiers réglés ou à aborder.
Proposer des prises de parole innovantes
Pour rendre l’assemblée générale dynamique, nous pouvons organiser pour vous des prises de parole innovantes. Le tour de table permet par exemple à tous les membres présents de parler. Ils peuvent alors s’exprimer librement. Une bonne répartition des temps de parole est idéale pour renforcer le lien social entre les membres et avoir l’avis de chacun d’entre eux sur chaque décision.
