Organisation
de conférence
Spécialisée dans les événements d’entreprise, l’agence All-Ova vous accompagne dans l’organisation de vos conférences, colloques et tables rondes. En accord avec vos objectifs, notre équipe experte de l’événementiel vous proposera des événements sur mesure conçus pour répondre parfaitement à vos besoins. À Lyon, Paris ou dans toute autre ville de France et à l’étranger, nous vous aidons à organiser des rencontres professionnelles qui feront date !
Comment organiser une conférence ?
L’organisation d’une conférence demande beaucoup de travail de planification et de réflexion en amont. Entre le choix de la thématique, des prestataires, des intervenants et des participants, All-Ova vous accompagne de A à Z pour créer ensemble un rendez-vous professionnel impactant qui marquera les participants.
Définir les objectifs professionnels de l’événement
La première étape est bien sûr de définir l’objectif de cette conférence pour votre entreprise. Souhaitez-vous :
- Informer vos collaborateurs et collaboratrices
- Vous positionner comme expert sur un sujet
- Avertir sur un enjeu particulier
- Former vos équipes
- Présenter de nouveaux produits ou offres
La définition de votre objectif principal nous permet ensuite de créer une ligne directrice pour les prochaines étapes. Une fois l’objectif posé et le thème choisi, nos équipes pourrons alors plus facilement orienter le choix des prestations pour répondre aux enjeux d’organisation de votre conférence.
Choisir le type de conférences à organiser
Il existe plusieurs types de conférences qui permettent chacune d’orienter le contenu et la prise de parole du conférencier ou des intervenants. En effet, il est possible de mettre en place plusieurs types d’événements :
- Des conférences académiques
- Des conférences de presse
- Des conférences d’affaires
- Des conférences commerciales
- Des conférences d’entreprises
Il existe aussi plusieurs formats de conférences tels que la masterclass, le débat, la table ronde, le forum ou le colloque qui peuvent être organisés lors d’une journée dédiée, ou à l’occasion d’un événement de plus grande ampleur comme un salon professionnel, une convention ou un congrès. Quel que soit le format de conférence que vous souhaitez organiser, nos équipes chez All-Ova sont là pour vous aiguiller et coordonner l’ensemble de votre projet.
Fixer un budget
Avant de faire jouer notre carnet d’adresses des meilleurs prestataires pour l’organisation de votre conférence, il est important que vous nous communiquiez un budget précis pour l’événement. Nous nous chargeons ensuite de la location du lieu, du choix des prestataires et de la réalisation d’éléments promotionnels. Nous pouvons également vous proposer un animateur ou une animatrice pour piloter les débats et vous aider à trouver des intervenants.
Sélectionner la date idéale pour la conférence
L’étape suivante consiste à définir votre cible. Les participants de l’événement peuvent être vos collaborateurs et collaboratrices mais aussi des clients ou professionnels de votre réseau. Il est donc important de cibler correctement les personnes potentiellement intéressées par la conférence pour créer un événement avec un format précis.
Nous aurons ensuite besoin d’une estimation du nombre de personnes qui participeront à l’événement. 100 ou 1000 personnes seront-elles présentes ? La conférence est-elle ouverte à tout type de public ou seulement à votre réseau ? Cette réflexion est importante pour que nous puissions trouver un lieu idéal et louer le matériel et les équipements adaptés.
Trouver un lieu de conférence
Afin de réunir l’ensemble du public visé, nous trouvons pour vous un lieu adapté pour le jour de la conférence, qu’elle ai lieu en journée ou en soirée. Dans le cadre d’une conférence avec un nombre d’invités limité, une grande salle de réunion peut suffire mais il est toujours préférable d’opter pour un espace externe agréable en dehors de vos locaux afin de créer un sentiment d’exclusivité.
Si vous souhaitez un lieu de conférence plus insolite, nous trouvons pour vous un endroit plus original comme un musée, une salle de congrès ou bien encore une péniche dans des grandes villes comme Paris et Lyon. Ces lieux de réunions ont généralement le matériel nécessaire pour accueillir les conférenciers, votre équipe ainsi que les invités. Et si ce n’est pas le cas, nous nous chargeons de tout !
Les bénéfices d’une conférence
L’organisation d’une conférence permet de réunir un nombre important de spécialistes autour d’une même problématique. Ce moment d’échange d’expertises aboutit en général sur un débat constructif, une intelligence collective et des solutions souvent concrètes. La conférence peut être menée tout le long par les intervenants ou être participative afin de trouver des solutions avec le public. La présence d’un animateur ou d’une animatrice peut alors s’avérer très utile.
En plus d’affirmer votre expertise sur la problématique, la conférence a l’avantage d’apporter une bonne visibilité à l’entreprise qui l’organise. C’est un moyen de réunir des prospects, des clients, des experts, ainsi que vos collaborateurs. En partageant l’événement avec leur réseau, les invités participent aussi à la notoriété de votre marque.
La conférence donne ainsi la possibilité aux conférenciers et à l’entreprise organisatrice de montrer leur expertise et d’assoir leur crédibilité sur le sujet.
Pourquoi faire appel à All-Ova ?
Nous confier l’organisation de votre conférence, vous permettra de gagner un temps précieux.
En collaboration avec la personne en charge du projet au sein de votre entreprise, nous trouvons une date, un lieu ainsi que des prestataires adaptés à vos besoins parmi nos partenaires de confiance.
Notre réseau d’experts nous permet d’organiser des conférences partout en France et à l’étranger.
