Organisation d’événements RSE

L’organisation d’un événement plus responsable passe d’abord par une prise de conscience, celle que l’éphémère, par définition, ne peut pas l’être. Mais alors, est-il possible d’allier éphémère et éco-socio-responsabilité ? Et par quels moyens y arriver ? All-Ova vous donne quelques pistes à suivre.

Aujourd’hui, grâce à tous les outils numériques à notre disposition, nous avons le choix d’organiser des événements en physique, à distance, ou hybrides.

Plus adapté aux manifestations dont l’objectif est de rassembler du public autour des questions environnementales et sociales, le présentiel donne la priorité aux rencontres et permet, à travers l’organisation de conférences, de salons ou de colloques, d’apporter de la cohésion et de la convivialité. 

Si votre événement demande de rassembler des collaborateurs et collaboratrices venu.e.s de loin, privilégiez de nouveaux formats interactifs comme les webinaires et les conférences en ligne afin de réduire l’empreinte carbone associée aux déplacements. Ce choix du distanciel permettra également de supprimer les coûts logistiques de l’organisation physique de votre événement.

Choisir le distanciel, ou le format hybride pour un événement dépassant le cadre de votre entreprise, est aussi un moyen d’élargir considérablement votre audience en rendant votre événement accessible à un plus grand nombre, augmentant ainsi son rayonnement.

Si côté date il n’y a pas de contrainte particulière, vous pouvez cependant choisir de marquer le coup en organisant votre événement RSE à une date symbolique, comme le 8 décembre, journée mondiale du climat ou durant la semaine européenne du développement durable qui a généralement lieu en septembre.

Qui dit éco-responsable dit local. Afin de minimiser les déplacements de longue distance pour les participants, envisagez des formats d’événements plus petits et locaux. Optez pour un lieu qui respecte les principes de développement durable et qui soit si possible éco-labellisé.

Nous pouvons vous aider en vous recommandant des sites faciles d’accès pour vos événements, le tout en optimisant les déplacements des participants par la mise en place de transports collectifs et écologiques (GNV, électriques…) et par l’organisation de solutions de covoiturage ou de train.

Le choix des prestataires est un autre élément important pour réduire les impacts environnementaux et sociétaux de votre événement RSE :

• Sélectionnez des traiteurs proposant des produits locaux, biologiques et de saison.
• Choisissez des partenaires travaillant en circuit court dont la politique environnementale est claire et transparente.
• Préférez des prestataires certifiés ou engagés dans une démarche de réduction des déchets et d’utilisation de matériaux recyclables ou compostables.
• Pensez à des prestataires engagés en matière de réinsertion, des ESAT, etc.

Les activités choisies pour animer votre événement RSE, séminaire, team building ou soirée d’entreprise doivent être à la fois originales et respectueuses de l’environnement. Vous pouvez par exemple organiser des activités de groupe telles que la fresque du climat et des ateliers éducatifs autour du développement durable ou de la RSE.

Proposez également des activités de plein air qui nécessitent peu ou pas de matériel électronique, comme un challenge sportif écoresponsable et solidaire, un rallye RSE dans la ville avec des énigmes et des défis sur des thématiques durables ou bien des activités de team building en pleine nature. N’oubliez pas d’adapter vos animations à vos équipes dans une démarche d’inclusion et de bienveillance.

Matières recyclables ou recyclées, mobilier de récupération ou réutilisation de décoration, minimiser l’impact environnemental signifie aussi faire attention aux matériaux :

• Privilégiez des matériaux recyclés ou recyclables pour tout support promotionnel ou matériel de scène.
• Évitez les objets, couverts et assiettes jetables.
• Évitez si possible le recours aux goodies et dans le cas contraire assurez-vous qu’elles soient utiles, réutilisables et éco-conçues.
• Trouvez le juste équilibre entre les impressions papier et le digital pour votre communication. Si nécessaire, optez pour du papier recyclé et un volume raisonné.