Organisation d’événement
digital professionnel
Très tendance depuis plusieurs années, l’événement digital est le moyen idéal pour réunir des professionnels en limitant les coûts de déplacement et de location d’un lieu. Notre agence All-Ova spécialisée dans les événements d’entreprise, vous propose de vous accompagner dans la digitalisation de votre événement.
Pourquoi digitaliser son événement ?
La digitalisation d’un événement d’entreprise a de nombreux avantages pour l’organisateur mais aussi pour les participants. Nous vous partageons toutes les bonnes raisons de digitaliser votre futur événement d’entreprise.
Gagner du temps et minimiser les coûts
Un événement en ligne demande une organisation moindre et limite les coûts. Grâce à un ordinateur, un téléphone ou une tablette, les participants peuvent rejoindre en live votre conférence, webinaire ou tout autre discours et débat. Il n’y a pas besoin de penser au transport des participants, à la location d’une salle, d’outils techniques, ou même de chaises!
Souvent indispensable pendant un événement professionnel, un repas sous forme de buffet ou non, fait rapidement grimper la facture finale et peut impacter le budget global. Ce coût n’a pas lieu d’être lors d’un événement digital et cette enveloppe non utilisée pourra alors servir pour d’autres besoins de l’entreprise.
La location d’une salle, notamment dans des grandes villes comme Paris ou Lyon est, elle aussi très coûteuse. En proposant un event digital vous supprimez ce coût et n’avez plus de limite quant au nombre d’invités.
Rendre vos événements accessibles
Si vous travaillez avec des clients et partenaires venant du monde entier ou de l’autre bout de la France, les déplacements peuvent être compliqués à organiser en plus d’être coûteux. Grâce à la diffusion en ligne, plus besoin de participation physique, ils peuvent participer en live sans bouger de chez eux.
Spécialiste de l’événement digital, l’agence All-Ova dispose de tout le matériel et partenaires nécessaires pour mettre en place la captation, la diffusion et l’enregistrement de votre événement. Faire appel à notre agence vous garantit un événement professionnel sans fausse note !
Aménager votre événement
L’événement en ligne vous donne plus de flexibilité dans l’aménagement des visioconférences et des prises de paroles. Vous pouvez ainsi plus facilement choisir la durée de l’événement. Grâce à des outils participatifs, il est possible de lancer des débats à distance notamment grâce à des questions dans un chat, des votes ou encore un quiz. Chez All-Ova, nous disposons de tous les moyens matériels et techniques indispensables pour ce type d’événement.
Faire durer l’événement
Les enregistrements et la diffusion en ligne permettent aux internautes n’ayant pas pu être présents en live de pouvoir regarder et suivre vos webinaires et conférences en différé. Les enregistrements pourront aussi servir de supports sur vos réseaux sociaux professionnels. Vous gagnez également en visibilité et pourrez réutiliser ces contenus pour asseoir votre expertise.
Comment organiser un événement digital professionnel ?
La planification d’un événement digital professionnel demande une bonne gestion des outils ainsi qu’une préparation en amont. Notre agence événementielle vous partage toutes ses solutions pour digitaliser un événement professionnel.
Définir votre cible
Quel type de public souhaitez-vous attirer ? Vous pouvez faire le choix de créer un événement à distance pour vos clients, vos prestataires ou bien encore de potentiels prospects.
Le choix de la cible est important, car elle influencera le type de contenus diffusés, la prise de parole ainsi que la stratégie de communication et de marketing globale. Pour un événement avec des clients, votre contenu sera davantage centré sur des nouvelles prestations ou des évolutions de vos services actuels.
Pour des prospects ou des professionnels du même secteur que vous, votre discours sera davantage centré sur vos expertises et des présentations globales de vos produits ou services. L’événement aura alors un rôle de réassurance afin de convaincre.
Choisir un format et vos animations digitales
Conférence, séminaire, team building, lancement de produits ou salon professionnel, la majorité des événements physiques s’adaptent au format digital. Néanmoins, chacun d’eux a ses spécificités. Nos équipes pourrons ainsi adapter les outils utilisés à distance ou miser sur une plateforme spéciale.
Pour une conférence, le webinaire enregistré est une solution idéale que nous pouvons mettre en place pour vous. Pour un séminaire ou un team building, nous privilégierons la participation des invités grâce à des quiz ou une séance de questions-réponses.
Offrir des cadeaux aux participants
Bien que l’événement ne se déroule pas en physique, il est possible d’envoyer des produits aux participants afin d’améliorer leur expérience. La box cadeau est par exemple un élément très apprécié permettant de marquer votre journée ou soirée digitale. Le contenu de cette box peut être très varié en fonction de votre public, notamment avec des goodies aux couleurs de votre entreprise.
Les cadeaux pour les participants de vos events peuvent aussi être offerts en ligne. Vous pouvez par exemple opter pour une réduction sur un service ou une carte cadeau. Une édition spéciale d’un de vos produits peut aussi être proposée. Les possibilités sont nombreuses et s’adaptent à votre public cible alors n’hésitez pas à contacter nos équipes pour vous donner des idées ou faire réaliser vos cadeaux d’entreprise.
Sélectionner une date pour l’événement
Sans contrainte de location de lieu, la date de tenue d’un événement en ligne est beaucoup plus flexible. Vous pouvez aussi organiser un live durant une journée ou proposer une soirée digitale. Pour une expérience plus longue, il est possible de faire durer les conférences à distance sur plusieurs jours.
Notre agence spécialisée en événementiel vous accompagne aussi dans la mise en place d’un événement en ligne hebdomadaire ou mensuel. En travaillant main dans la main, nous créons ensemble une stratégie marketing efficace.
Communiquer sur votre événement digital
Après toutes ces étapes de préparation, nous pouvons également vous aider à travailler sur la communication de votre projet. Différents canaux de communication peuvent être utilisés :
- Emailing interne et externe
- Information sur votre site web
- Diffusion sur les réseaux sociaux
Une communication efficace permettra de réunir un maximum de participants durant votre événement en ligne.
Pourquoi faire appel à All-Ova ?
Spécialisée dans les événements en physique et en ligne, notre agence All-Ova peut vous accompagner dans la création de votre projet. Notre expertise nous permet de vous proposer un service sur mesure et adapté à vos besoins. À Paris, Lyon ou Nantes, nous pouvons aussi nous déplacer pour venir à votre rencontre.
