Réussir l’organisation d’un congrès professionnel
Spécialisée dans la planification d’événements pour les entreprises, notre agence événementielle All-Ova vous propose son service d’accompagnement sur mesure. À Paris, Lyon ou ailleurs, notre équipe se déploie partout en France et à l’étranger pour vous aider à organiser votre futur congrès professionnel.
Si l’organisation d’une conférence demande déjà beaucoup de travail en amont, le congrès est un événement encore plus exigeant. Entre le choix de la thématique, du lieu, des prestataires, des intervenants et des participants, notre agence événementielle All-Ova vous accompagne dès l’amont de votre projet jusqu’au jour J.
Qu’est-ce qu’un congrès ?
Organiser un congrès professionnel se différencie d’organiser une convention, par son ouverture aux autres entreprises. Lors d’un congrès, plusieurs professionnels et acteurs clés de différents secteurs se réunissent pour échanger et confronter leurs idées, leurs problématiques et leurs solutions. Cette réunion de professionnels placée sous le signe de l’échange expert est en outre accessible à tous vos collaborateurs et collaboratrices.
Le congrès est donc un salon interprofessionnel annuel, rassemblant des salariés de plusieurs secteurs afin d’évoquer un sujet commun lors de débats, conférences et tables rondes. L’événement permet de créer une discussion autour de différents sujets d’actualité et de trouver les outils nécessaires pour avancer.
Comment organiser un congrès professionnel en 3 étapes ?
La planification d’un événement de si grande ampleur rassemblant de nombreux participants doit être réalisée avec soin. Les équipes All-Ova sont là pour vous accompagner pendant toutes les étapes de l’organisation. Thème, sujets de conférences, lieux ou encore invitations, voici nos bonnes pratiques pour assurer la gestion de votre congrès professionnel.
Étape 1 : Définir votre cible
Souhaitez-vous réunir des clients, des collaborateurs ou des personnes de secteurs d’activités différents ? La définition de la cible est importante pour orienter la thématique et le type de réunions qui s’effectueront durant le congrès. Les participants pourront alors pleinement profiter de l’événement et participer activement aux différents débats et animations.
Étape 2 : Trouver les sites et lieux de réception
Choisir le lieu de réception est une étape à ne pas prendre à la légère, en effet celui-ci doit répondre à de nombreux critères, notamment sur l’accessibilité, la capacité d’accueil et la disponibilité le jour de l’événement.
Grâce à notre expertise du secteur événementiel et notre catalogue de lieux adaptés à tous les projets, nous partons pour vous à la recherche des meilleurs sites à louer dans votre ville : centres de congrès, palais des sports, amphithéâtres ou lieux plus atypiques comme un musée ou une fondation reconnue de votre secteur.
Le choix de la salle de l’événement dépendra bien évidemment du calendrier des disponibilités du lieu, nous vous recommandons donc d’anticiper au maximum l’organisation de votre congrès pour éviter les déconvenues.
Étape 3 : Identifier les activités à proposer lors d’un congrès
Pour animer votre congrès, nous pouvons vous proposer différentes activités. Les conférences et tout autre événement invitant au débat sont très appréciés. Il est aussi possible d’organiser des tables rondes ou des réunions de travail.
Pour les personnes ne pouvant pas se déplacer au congrès, nous organisons si besoin l’enregistrement vidéo de chaque conférence. Cet enregistrement permettra de rendre l’événement accessible plus tard en replay et élargira son audience à un plus grand nombre de personnes et peut être même à un public différent.
Comment accompagner vos participants dans leur déplacement ?
L’organisation d’un congrès demande souvent des déplacements de vos collaborateurs et collaboratrices. En lien avec l’organisation de l’événement, notre agence peut vous proposer des solutions de transports ainsi qu’un hébergement sur place pour chaque participant à l’événement. Une liste préalable de conseils de voyage pourra aussi être réalisée pour s’assurer du confort de tous les membres du congrès.
Les impacts d’un congrès sur l’entreprise
Participer à un congrès n’est pas sans conséquences positives pour les entreprises participantes. En développant votre réseau, de nouveaux partenaires et opportunités peuvent se présenter et déboucher sur le lancement d’un nouveau projet. Il faut donc s’assurer d’avoir les ressources nécessaires en interne pour répondre à cette demande.
Chaque conférence et chaque prise de contact lors d’un congrès peut aussi avoir des retombées économiques sur votre activité. Ces grands rendez-vous, empreints d’opportunités, revêtent donc un intérêt majeur pour l’essor de votre entreprise.
Pourquoi faire appel à All-Ova ?
Conférence, convention, commission, notre équipe All-Ova est spécialisée dans la planification d’événements professionnels pour les entreprises. Du choix du lieu jusqu’aux invitations, en passant par l’élaboration d’un service de restauration, nous vous accompagnons dans toutes les étapes de l’organisation de votre futur congrès professionnel.
